Ce poste est rattaché auprès du Responsable Gestion et Services

En tout état de cause, les missions de l’assistant(e) formation s’exercent en étroite et permanente collaboration avec le Responsable Formation et le Responsable de l’accompagnement des parcours. Il appartient au responsable hiérarchique de gérer la répartition des missions et la charge de travail qui y est associée.

Cette fonction comprend 3 grandes missions qui peuvent être exercées séparément : L’assistant(e) formation contribue, en pool d’activités et de services, à la production et au développement de l’activité, en favorisant l’accès à l’ensemble des services du centre et le maintien des stagiaires en formation, par une gestion et un suivi administratif de proximité.

A ce titre, il/elle peut conduire séparément chacune des 3 grandes missions suivantes :

1. Assistant(e) Formation en charge de la gestion administrative : A ce titre, il/elle gère administrativement les bénéficiaires de services et les stagiaires en formation. Pour ce faire, il/elle :

• Assure l’ensemble des actes de gestion administrative des publics bénéficiaires de prestations et de formation : de l’inscription et la convocation jusqu’au terme de leur parcours
• Prépare et gère les entrées dans les parcours et les formations (pré-accueil et accueil, constitution des dossiers administratifs)
• le suivi du parcours ou des formations (recueil et transmission des justificatifs, prise en compte des aléas)
• les sorties (transmission des pièces justificatives aux stagiaires)
• Assure la traçabilité de l’activité (enregistrement dans les SI internes /externes et les reporting correspondants)
• Contribue à la constitution de jurys, à leur convocation et assure le suivi pour leur rémunération

2. Assistant(e) Formation en charge du recrutement des stagiaires et de l’accès des bénéficiaires aux services du centre . A ce titre, il/elle :

• Accueille en lien avec ses activités, les publics et les partenaires ;
• Répond à leur demande en leur apportant une première information et en leur indiquant si nécessaire le contact, ou la marche à suivre à l’interne voire à l’externe, pour compléter leurs démarches ;
• Renseigne et aide les publics dans leur choix de formation, leurs droits à la formation et leurs besoins de services (en direct, contacts téléphoniques, mél…) ;
• Participe à la planification et la mise en œuvre des actions de recrutement ;
• Anime des informations collectives ;
• Réalise des actions de promotion de l’offre et de recherche de candidats pour optimiser l’occupation des places de formation et les dispositifs ;
• Participe aux salons, journées portes ouvertes, opérations de sourcing recrutement.

3. Assistant(e) formation en charge de la commercialisation des produits . A ce titre il/elle participe au développement du centre ou de son secteur d’intervention ; il/elle :

• Gère un fichier clients, envoie des mailings, favorise la qualification et la transformation des contacts en clients, réalise des ventes (CPF, AIF …) ;
• Oriente les clients ou prospects vers les équipes commerciales en fonction de leur demande ;
• Constitue des dossiers de formation, établit un calendrier de formation dans le cadre d’un dossier de financement ou d’un CPF
• Conseille et aide les publics à constituer un dossier de financement ;
• Met en œuvre les co-financements appropriés, établit les devis et conventions dans les SI internes et externes.

o  Interne : Posséder les compétences ou aptitudes nécessaires pour exercer cet emploi

o   Externe : Niveau 5 

° Externe  : et expérience administrative et-ou commerciale de 3 ans minimum dans les secteurs de la formation et-ou de l’insertion professionnelle